Поясню. Когда мне было 13 лет, я ходил в школу №2 г. Серпухов. И каждое утро я проходил мимо длинного завода «Металлист». Думаю, 90% родителей учеников нашей школы работали на этом заводе. Мой отец работал на этом заводе инженером-технологом, и я всю свою жизнь планировал связать с этим заводом. Мы мечтали о карьере на всю жизнь. Так чтобы всерьез и надолго.
Если бы не «лихие 90-е», как сейчас любят говорить… Мне кажется с первыми жевачками «Turbo» в 1990 году ворвалась в нашу жизнь рыночная экономика. Со своими законами и правилами:
Слова «карьеру» и «стабильность» быстро вытеснило слово «проекты»
Для большинства непонятное, не стабильное и местами суровое. Разве не так? Или можете похвастаться десятком выполненных в срок, сданных в пределах планового бюджета проектов за 2015 год? Скорее наоборот. Случай из разговора с одним представителем компании-клиента. «Александр, ведь мы это уже пробовали. Потратили 6,5 миллионов на автоматизацию и на выходе (тяжелый вздох)… Ничего не получили». Вот это больше похоже на реалии. А я предположу, что 90% россиского бизнеса не дружит с проектным менеджментом.
И очень даже зря. Мне вспомнился слоган одной из моих любимых компаний «Rittall»: электрический щит, который вам понадобится завтра… Мы создали вчера. А вы, коллега, успеваете создавать для своих клиентов то, что им понадобится завтра? Ладно, хватит издеваться, давайте к делу. Рассказывать про механику проектного управления в рамках рассылки – кощунство. А вот сделать первые нужны шаги в этом направлении, очень даже можно. Готовы? Тогда к снаряду. И первым делом я бы предложил ввести следующее правило №1 для деловых людей:
Добавляя к любой цели план, получаем проект.
А про цели без плана, забываем или отодвигаем на следующий год (в долгий ящик). Не готовы работать с ними, так зачем занимать лишним пространство вашей светлой головы.
И сразу вопрос. Какие у вас цели-проекты на следующий год? Напишите прямо сейчас 2-3, чтобы можно было поработать. Думаю, справитесь. А бы предложил правило №2:
Все проекты делим на 3 направления:
- Личные – к бизнесу не имеют никакого отношения. Либо очень отдаленное. Например, освоить разговорный английский, отремонтировать и переехать на новую квартиру и т.п.
- Внешние – это те, которые делает ваша компания (отдел) для своих клиентов (Заказчиков). Например, сделать ремонт квартиры для клиента (если вы занимаетесь отделкой и строительством), оптимизировать работу сайта для ООО «Рога и копыта» (для интернет-агенства).
- Внутренние – это те, которые создают продукт для внутреннего использования самой компанией. Например, внедрить CRM-систему, открыть новый магазин, наладить управленический учет и бюджетирование.
К какой из вышепречисленных групп относятся выбранные вами цели-проекты?
Идем дальше. Пришло время набрость план. Не спешите, у меня есть предположение, что здесь есть 2 типовых засады.
Разберем типовую ошибку №1:
Нарисовать красивый детальный план, который будет оторван от реальности через 2 недели
Я один раз заморочился в 2008 году и для одного из наших внешних проектов решил нарисовать классный план. У меня ушло чистыми трудозатратами около 23 часов (в течение 1,5 недель), я проработал каждую деталь и переход в MS Project. Расставил ответственных, отредактировал взаимосвязи. Понес рассказывать своим менеджерам проекта. И понял, что уже некоторые моменты (пока я рисовал) стали не актуальны… Основная засада этого варианта – высокие трудозатраты на планирование и поддержание актуального плана.
На этом моменте, многие допускают типовую ошибку №2:
Действовать без плана: ввяжемся в бой, а там разберемся
Чудно, но сколько «пик было поломано» на эту тему. В 1999 я с другом решил занятся копченой рыбой. Посмотрели цену на рынке, оценили стоимость закупки сырья. Вроде математика сходится. Ввязались в бой с небольшими деньгами. В итоге сводили концы с концами около 7 месяцев. Без планов, мы всегда догоняем ситуацию. А рынок нас в этой игре опережает.
Как быть? Я нашел ответ в книге «Новый код НЛП» (читать не обязательно, метафора, очень отдаленная). Наша общая задача
Находить компромисс между четким планированием и работой без плана. Между порядком и хаосом. Перехожу к конкретике. Предположим у вас есть проект на год. Возьмем для примера актуальную цель-проект «Сократить затраты и повысить чистую рентабельность до уровня от 16% и выше». А сейчас у вас где-то 2%. Прямо кейс одного из клиентов.
- Первым шагом наметить укрупненно задачи по месяцам на год. В нашем примере задача на январь может звучать примерно так: «За счет оптимизации затрат выйти на рентабельность от 3% и выше». И так набросать 12 задач на каждый месяц. Думаю, справитесь.
- Разбить по неделям задачи только для первого ближайшего месяца. Оставив (пока в покое) все со второго месяца включительно. Для нашего примера задача на 1-ую неделю января: выписать все виды затрат, разделить на группы, оценить какие может снизить на 5% уже в январе. Ответственные: Главный бухгалтер, Исполнительный директор. Срок до 7 января (нечего отдыхать, когда рентабельность 2%). На этом этапе у вас получится 4 задачи на месяц, длительностью до 1 недели каждая.
- Выделить по 1-2 задаче в день, для реализации задачи первой недели. Да так, чтобы длительность каждой была до 1 часа. Не больше, меньше можно. Мы можем в нашем примере предположить следующие задачи. Выписать все затраты за декабрь. Тогда задача №2 (следующий день): разбить на группы расходов, выделить ТОП5 лидеров затрат. И так у нас получится с вами еще 5 и более задач на ближайшую неделю по проекту.
- Выделить времяблок в своем календаре (расписании) для реализации проектов. Тут бы посоветовал забронировать 3 типа времяблоков: под личные проекты, внутренние проекты и внешние. Сколько, где и когда – это уже вопрос специфики вашей компании и вас лично.
- Планировать следующую неделю по алгоритму в п. 3) только в конце недели. Планировать следующий месяц только в конце месяца. Много поменяется, а вы выбросите время в мусор. При этом у вас есть общий вектор, который тоже можно корректировать исходя из итогов месяца.
- Делать каждый день то, что запланировали. Это самая главная задача и здесь уже просто нужна дисциплина, которая вырабатывается через правильные привычки.
Я надеюсь вы по одному из своих проектов набросали такой план. Если нет, тогда наверстывайте прямо сейчас:
Находите компромисс между четким планированием на ближайшую неделю-месяц и работой без плана (в обозримой перспективе) на год.
А на следующей неделе мы разберем как распеределять время между проектами и не набрать личшнего…
Практикум:
- Разделите все проекты на внутренние, внешние и личные.
- Распланируйте один из внутренних проектов по методике выше.
