Журнал БизнесКласс Киров, 04.06.2014г. Июнь 2014 / № 06 (67), Школа управления
Кто съедает время?
Слишком много «должен»
— «Как жаль, что в сутках всего 24 часа!» — мантра нашего времени. Иногда так много хочется сделать в течение дня, но ничего не успеваешь... Как решить эту проблему? Большинство людей страдают от хронофагов* — «пожирателей времени». Это связано с воспитанием: с детства всем твердят, что нужно быть вежливым, понимающим, доброжелательным. Если знакомый на улице долго и нудно что-то рассказывает, его надо выслушать, если гости засиделись, выпроводить их нельзя... С такими принципами остается только рвать на себе волосы: «Сколько времени я потратил зря!»
Пожиратели времени бывают внутренними — это плохие привычки, которые тормозят активность, и внешними — люди, гаджеты, месседжеры и посторонние занятия. Они постоянно отвлекают внимание ваших сотрудников, сводя результат к нулю.
1. Неумение отказать. Часто подчиненные заняты совершенно не своими делами, помогают решать чужие проблемы, в то время как их работа стоит на месте. Они не могут ответить на вопрос: «Какие у тебя обязанности?» И действуют по принципу «что сказали, то и делаю». В итоге получается каша, и нет четкого разграничения, кто и за что отвечает. Такие работники малоэффективны.
Что делать: Не отдавайте на откуп вопросы взаимовыручки. В любом коллективе должна быть разработана общая структура полномочий: более четкие границы дают более качественную работу.
2. Нежелание учиться. Сотрудники привыкли делать все «по старинке» и учиться попросту лень. То же касается и работников умственного труда: есть масса методик и способов генерации идей, которые могут помочь, к примеру, маркетологу, дизайнеру, аналитику. Но те «просиживают штаны», жалуясь на отсутствие вдохновения, в то время как могли бы использовать способ «растормошить» себя.
Что делать: Ваши сотрудники обездвижены тем, что они «должны», и у них стерто представление о своей личности. Проведите нешаблонный тест среди подчиненных: что каждый может делать лучше других — и используйте это в работе. Тогда у всех появится стремление расти.
3. Нежелание заниматься скучной работой. В любой должностной инструкции есть любимые и нелюбимые обязанности. Необходимость рутинной работы «камнем» висит на душе подчиненного. В итоге он не может сосредоточиться и ничего не предпринимает.
Что делать: Многие методики тайм-менеджмента увещевают преодолевать себя: есть «жаб» и «слонов», не позволять ни чашки кофе, пока не выполнишь нелюбимое дело. Это насилие над личностью — зачем, если можно организовать процесс так, чтобы вашим людям было в кайф работать и жить. Для одного человека это поручение — рутина, для другого — удовольствие. Руководителю нужно найти того, кто выполнит работу красиво и эффективно: немного повысив вознаграждение, определить среди коллектива добровольца. Пусть он будет получать на 10 рублей больше, чем другие, но полюбит новые обязанности.
1. Аська, соцсети, интернет. Глобальная сеть отвлекает, потому что в ней есть абсолютно все. Можно писать о своем настроении или зачитываться чужим «потоком сознания», обновлять ленту новостей, просматривать фотографии друзей... И если директор все спускает с рук — работники нет-нет да и зайдут в «ВКонтакте».
Что делать: В какой мере позволять — зависит от руководителя. Думаю, что грамотный директор даст отдушину для сотрудников. Но обязательно запишет в хронометраж: сколько времени в день можно тратить на соцсети.
2. Коллеги, посетители и другие болтуны. Коллектив — это множество людей, где всегда можно найти, с кем поговорить. С самого утра начинаются чаепития, сотрудники «кучкуются» по кабинетам и делятся новостями вчерашнего дня и сегодняшнего утра.
Что делать: Вызвать заядлого болтуна на личный разговор и уточнить: «Я замечаю, что ты постоянно отвлекаешь коллег — в чем дело? У тебя мало работы?» Если начнет отнекиваться, провести новый хронометраж. Это сразу остановит хронофага: мало кто хочет увеличения объема работы или быть уволенным.
3. Неэффективные совещания. В интернете можно найти сотни мемов с общей идеей: хочешь убить время — проведи совещание. Руководители подразделений, которые никак не взаимосвязаны между собой, докладывают о своих успехах или неудачах, а все остальные вынуждены слушать.
Что делать: Любое совещание нужно готовить. Введите обязательную повестку — документ с небольшим количеством пунктов, где написана цель собрания, ожидаемые результаты, кто и как должен подготовиться. Можно ввести правило: если нет повестки, сотрудник имеет право не приходить.
* любые отвлекающие объекты, мешающие основной деятельности
Автор - Екатерина Пластеева, Центр гештальт терапии "Зеркало", psy-plasteeva.ru
Все права защищены.