Письмо № 8. Тайм-менеджмент успешных женщин.

Мои дорогие, преуспевающие женщины! Вы ведь уже преуспевающие – правильно? Конечно, а как может быть по-другому! Цель уже поставлена, план составлен, экология соблюдена, мотивация высокая. Но, всегда есть «но», и очень часто это «но» связано с нехваткой времени.

День – это маленькая жизнь, и надо прожить ее так, будто ты должен умереть сейчас, а тебе неожиданно подарили еще сутки.

(Максим Горький)

И ведь как был прав великий писатель, и как много он успел в жизни. Что же, нам бы тоже не грех более серьезно задуматься про время и его распределение. Скорее всего, вы, мои дорогие, слышали про Тайм-менеджмент (управление временем) - наука, позволяющая достигать поставленных целей в нашем сумасшедшем скоростном мире. Действительно, нам без знаний тайм-менеджмента будет сложно двигаться к своим целям. Очень часто бывает, что некоторые люди умудряются успевать все: и работать и учиться, и в фитнес-центр сходить, и личная жизнь у них не виртуальная, а очень даже реальная. Как им удается все это совмещать и при этом не падать от усталости, а выглядеть вполне довольными жизнью?

Я думаю, что одна из причин – это правильное распределение времени как дома, так и на работе. А так как вы уже составили план действий, то не следует от него отклоняться ни на миллиметр. И успех вам гарантирован.

Для того, чтобы научиться правильно распределять свое время, необходимо иметь представление, как оно распределено сейчас, а для этого наберитесь терпения и один день не расставайтесь с блокнотом и ручкой, записывая все свои действия и количество времени потраченное на них.

Пример:

7.00. – прозвенел будильник.

7.00.–7.10. – лежал в кровати.

7.10.–7.30. – находился в ванной.

7.30.–7.35 – разговаривал по телефону.

В этот список входит работа в сети интернет, время, которое вы потратили на дорогу до работы, сама работа и, конечно, так называемые «перекуры», перекусы, чаепития, разговоры с коллегами, решение личных вопросов и другие дела, не имеющие прямого отношения к вашей деятельности.

В конце дня проведите анализ, сколько времени вы потратили:

– на работу?

– на общение с родными?

– на общение с другими людьми?

– на заботу о себе?

– на заботу о близких?

– на дорогу?

– на отдых?

– на сон?

– и т.д.

А теперь главный вопрос: сколько времени ушло неизвестно на что?

Очень часто, проведя такое исследование в первый раз, обнаруживается потрясающая вещь, что около 7-8 часов в сутки! Теперь представляете, сколько всего интересного вы можете сделать при грамотном управлении своим временем?

Следовательно, если вы действительно хотите что-то сделать, у вас есть на это время, независимо от того, сколько желаний вы загадаете.

Итак, для того чтобы управлять своим временем, необходимо знать на что вы его тратите.

Второй шаг – это планирование своего дня.

Если мы говорим о том, что каждый день мы делаем что-то для достижения своей цели, то в план своего дня обязательно нужно включать все действия.

Как только у вас появится такой план (именно письменный план, в уме не сработает), вы заметите, как у вас появится свободное время еще и для других дел. Вы обнаружите, что времени на самом деле больше, чем достаточно!

В книге Стивена Кови «Главное внимание – главным вещам» описан метод Эйзенхауэра, который получил в последующем название «Матрица Эйзенхауэра». Сама идея этого метода принадлежит 34-му президенту США Д.Д. Эйзенхауэро, который сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, и, в то же время, важные дела редко бывают срочными.

Матрица помогает быстро сориентироваться в потоке дел и определиться, какие задачи важные и требуют срочности. Все дела, которые мы делаем, можно условно разделить на четыре группы, приведенные в данной матрице: срочные и важные (зона 1), не срочные, но важные (зона 2), срочные, но не важные (зона 3) и не срочные и не важные (зона 4).

  1. Важные и срочные - дела, при переизбытке которых в вашей жизни возникают явления цейтнота и стресса. Это дела, которые требуют выполнения «сразу же».

  2. Важные и несрочные - дела, связанные с достижением цели. Решение данных дел требует ответственного отношения, поскольку в дальнейшем их результаты будут влиять и на ваше будущее, и на то, в какой ситуации окажется ваша цель.

  3. Неважные, срочные дела – то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения. С точки зрения экономии времени, эти дела крайне невыгодно делать самостоятельно, лучше попытаться их делегировать.

  4. Несрочные, неважные – дела, которые могут быть описаны прекрасным эпитетом, имеющим широкое распространение среди тренеров по тайм-менеджменту: «пожиратели времени». Сюда необходимо отнести все телефонные звонки, вопросы и мероприятия, которые генерируются, в основном, вашими знакомыми (родственниками, коллегами, приятелями).

Для того, чтобы начать использовать данную методику на практике, попробуйте каждый свой рабочий день начинать с оформления всех ваших текущих дел в виде «матрицы Эйзенхауэра».

ВАЖНЫЕ-СРОЧНЫЕ

1 кризис

Разрешение кризисов

Неотложные задачи

Проекты, у которых близок срок сдачи

Результаты:

Стресс

Управление в условиях кризиса

Постоянный «Пожар» и «Военный бой»

Непрекращающаяся деятельность

Выполнение нескольких дел сразу

Работоголик

ВАЖНЫЕ-НЕСРОЧНЫЕ

2 успех

Планирование новых проектов

Оценка полученных результатов

Налаживание и поддержание долгосрочных отношений

Определение новых перспектив

Профессиональный рост профилактические действия, создание и поддержание ресурсов

Планирование

Результаты: Видение, перспектива

Баланс

Дисциплинированность Необходимый контроль

Минимизация кризисов

Активный лидер

НЕВАЖНЫЕ-СРОЧНЫЕ

3 Иллюзии

Отвлечения, прерывания

Некоторые телефонные звонки

Некоторые совещания, заседания

Рассмотрение неотложных материалов

Общественная деятельность

Срочная помощь другим лицам

Результаты:

Неразумная трата времени и сил

Свои дела остаются не выполнены

Сроки исполнения работ сдвигаются

Усталость, раздражение

Ощущение себя жертвой

Суета сует

Плывет в процессе

НЕВАЖНЫЕ-НЕСРОЧНЫЕ

4 фон

Рутинная работа

Мелочи, отнимающие время

Некоторые письма, тел.звонки

Пустая трата времени

Развлечения, отдых

«Пожиратели» времени

Результаты:

Отсутствую!

Безответственность

Зависимость в основных вопросах от других

Увольнение с работы

Лень; отсутствие интереса, выпадение из жизни

Рекомендации:

Стремитесь уменьшить количество дел до 1-2 из категории «важно и срочно», которые вам необходимо делать самостоятельно.

Стремитесь к тому, чтобы все задачи, имеющие стратегическое значение, находились в квадрате со статусом «важно и не срочно»; именно данный статус дел, позволяет выполнять их в срок, и качественно.

Дела «неважные, но срочные» — передавайте всем, кто за них возьмется.

«Пожирателей времени» из своей работы старайтесь исключить полностью. Конечно, близких совсем игнорировать нельзя (не экологично это, как-то, но приучайте их к sms ,избегайте праздных бесед т. п.).

Автор Мамедова Ольга


Что интересного на портале?